FIFO metóda: Efektívna stratégia pre správu skladu a zásob

Chaos v logistickom sklade je nielen vážny prípad vizuálneho smogu, ale aj koreňom viacerých problémov. Kopiace sa škatule na regáloch a nelogické expedovanie tovaru metódou, „čo padne pod ruku ako prvé“, sa môže časom odraziť rôznymi spôsobmi.
Môže sa totiž stať, že zákazníkovi pošlete najnovší kúsok, zatiaľ čo ten starší pomaly exspiruje alebo stráca na hodnote niekde v zadnom rohu. Presne tomuto chaosu predchádza správne nastavená FIFO metóda.
Efektívna správa zásob si vyžaduje systém, ktorý zaručí, že tovar v sklade nestojí príliš dlho. A práve tu prichádza na scénu FIFO stratégia, ktorá mení chaos na dokonale premazaný stroj. Čo to je a kedy sa používa? Ak vás zaujíma odpoveď, pokračujte v čítaní.
Ak hľadáte užitočné rady na skladovanie tovaru, prečítajte si náš článok, v ktorom sme tému hlbšie rozobrali: Skladovanie tovaru: Ako správne uskladniť tovar.

Prečo je poradie vyskladnenia dôležitejšie, ako si myslíte?

Poradie expedovania tovaru má priamy vplyv na spokojnosť zákazníkov, čo sa priamo odráža na tržbách, ziskoch, napokon aj prevádzkových nákladoch.
Ak v sklade nie je zaužívaný jednotný a prehľadný systém pravidiel, prirodzenou tendenciou skladníkov je brať to, čo je najbližšie po ruke. To znamená, že novonaskladnený tovar, umiestnený v popredí, odchádza ako prvý. Staršie zásoby zatiaľ zapadajú prachom. Tento prístup so sebou prináša obrovské riziká:

• Exspirácia a kazivosť: Pri potravinách, kozmetike či chemikáliách znamená zlé poradie vyskladnenia finančnú stratu.
• Zastarávanie produktov: V oblasti elektroniky alebo módy stráca tovar hodnotu každým mesiacom. Staršie modely sa stávajú nepredajnými.
• Plytvanie priestorom: Mŕtvy tovar (dlhodobo nepredávané produkty, tzv. deadstock) blokuje miesto, kde by mohli byť rotujúce produkty.

Aby sa mohlo začať s novým systémom vyskladňovania čo najefektívnejšie a najľahšie, musí sa tomu prispôsobiť samotný skladový priestor. Správne navrhnuté regály dokážu intuitívne podporovať správne prúdenie tovaru. Bez pevných pravidiel sa však aj najväčší sklad rýchlo zmení na neprehľadné pohrebisko kapitálu.

Čo je FIFO metóda a ako funguje?

FIFO (First-In, First-Out), alebo princíp „prvý dnu, prvý von“, je najprirodzenejším spôsobom riadenia zásob, kedy prvý naskladnený tovar musí byť aj prvý vyskladnený a predaný.
Koreňom je nízky vek zásob v sklade. Staré zásoby by mali non-stop uvoľňovať miesto novému, čerstvému tovaru. V praxi to funguje nasledovne: Keď na sklad dorazí nová paleta tovaru, neumiestni sa pred starú, ale naopak, posunie sa na koniec radu. Keď príde objednávka, skladník odoberá produkt, ktorý v sklade čaká najdlhšie.
FIFO metóda sa opiera o plynulý tok uskladneného tovaru. Správne zvolené regály, ich dostatočné a prehľadné označenie a korektné zoradenie zjednodušujú dodržiavanie princípu „First-In, First-Out“ aj vo veľkých halách, kde je vyššie riziko zlyhania ľudského faktora.
Skladujete tovar v plachtovej hale? Pozor na zlodejov! V článku približujeme, ako ju účinne zabezpečiť: Ako zabezpečiť a ochrániť halu pred vykradnutím.

Kde sa FIFO používa a prečo?

Systém FIFO sa využíva predovšetkým v potravinárstve, farmácii, kozmetike, pri predaji elektroniky či automobilov. Ide o odvetvia, v ktorých je sledovanie dátumu spotreby alebo exspirácie absolútne nevyhnutné.

• Potravinárstvo a rýchloobrátkový tovar: Mliečne výrobky, čerstvé mäso, ale aj nápoje či konzervy majú jasne stanovený dátum spotreby. Ak by sa tu nepoužívala FIFO metóda, riskuje sa distribúcia pokazeného tovaru, následné pokuty a poškodená reputácia spoločnosti.

• Farmácia a kozmetika: Lieky, výživové doplnky a krémy podliehajú prísnej legislatíve. Skladovanie musí garantovať, že pacient alebo zákazník dostane produkt s maximálnou možnou trvanlivosťou.

• Elektronika a automobily: Batérie strácajú časom kapacitu, pneumatiky starnú a gumové tesnenia strácajú pružnosť. Aj keď tieto produkty nemajú na obale napísaný dátum exspirácie, ich kvalita časom degraduje.

Plusy a mínusy FIFO

FIFO vs. LIFO: Hlavné rozdiely a kedy zvoliť ktorú metódu

V skladovom hospodárstve sa popri FIFO často skloňuje aj skratka LIFO (Last-In, First-Out alebo posledný dnu, prvý von). Ide o úplne opačný prístup, kedy tovar, ktorý prišiel ako posledný, odchádza zo skladu ako prvý.
Kým LIFO sa využíva výnimočne, FIFO metóda jednoznačne dominuje v modernom obchode a e-commerce. Pre uplatnenie LIFO metódy stačí obyčajný hlboký paletový regál, do ktorého tovar ukladáte za sebou. Pre FIFO metódu však potrebujete premyslenejšiu infraštruktúru.
LIFO sa uchytí pri obchodovaní s homogénnym tovarom bez dátumu spotreby, napríklad so stavebnými materiálmi, ktoré sa môžu pri dlhodobom skladovaní znehodnocovať.

Ako zaviesť FIFO metódu v praxi krok za krokom

Prechod na FIFO metódu si vyžaduje zmenu logistického myslenia, úpravu priestoru a často aj novú infraštruktúru aj technologickú podporu.

Krok 1: Audit súčasného stavu

Celý proces sa začína zisťovaním aktuálne naskladneného tovaru a jeho obrátkovosti. Predovšetkým je potrebné zistiť, či pred začatím procesu nehrozí znehodnotenie komodít v sklade.
Uskladnený tovar je následne potrebné rozdeliť podľa kategórií. „First-In, First-Out“ by sa mala aplikovať na tie druhy tovaru, kde to dáva zmysel, respektíve na tie, ktoré nový systém potrebujú najakútnejšie.

Krok 2: Reorganizácia skladu

Sklad musíte usporiadať tak, aby starý tovar nezostával zablokovaný novým. Špeciálne navrhnuté regály pre riadené prúdenie tovaru markantne znížia riziko, že sa v sklade urobia začiatočnícke a nenapraviteľné chyby.

Krok 3: Trasovanie a označovanie

Každá paleta, krabica či kus musia byť jasne identifikovateľné. Zaveďte systém čiarových kódov (QR kódov) alebo RFID tagov, ktoré obsahujú informáciu o dátume a čase prijatia na sklad.

Krok 4: Nový softvér

Skladový systém (známy aj ako WMS, Warehouse Management System) by mal automaticky priraďovať skladníkom úlohy. Pri príprave objednávky systém navigačného softvéru pošle pracovníka presne k tej pozícii, kde sa nachádza najstarší kus daného produktu.

Krok 5: Zaškolenie a nastavenie disciplíny

Aj ten najlepší systém zlyhá, ak ho ľudia nebudú rešpektovať. Vysvetlite skladníkom, prečo je FIFO metóda dôležitá, a naučte ich správne využívať nové technológie a úložné systémy.

Najčastejšie chyby pri zavádzaní FIFO

Hoci je teória jednoduchá, prax vie logistických manažérov občas potrápiť. Pri implementácii FIFO sa objavujú tie isté chyby, ktorým sa treba v najlepšom prípade úplne vyvarovať:

• Nevhodná infraštruktúra: Pokus o zavedenie tejto metódy v sklade, kde sú hlboké policové systémy prístupné len z jednej strany, je odsúdený na neúspech. Skladníci by museli pracne vykladať nový tovar, aby sa dostali k starému. Riešením je vybrať vhodné regály, ktoré prirodzene podporujú logiku „First-In, First-Out“.
• Slepá dôvera v softvér bez kontroly: To, že systém v počítači ukazuje, že vyskladňujete správnu šaržu, neznamená, že sa to reálne deje na ploche skladu. Pravidelné inventúry sú nevyhnutné.
• Zanedbávanie označovania: Ak sa poškodí štítok s dátumom príjmu, tovar sa stáva neviditeľným pre FIFO pravidlá a zvyčajne zostane zablokovaný na pozícii.
• Nedostatok miesta: Ak je sklad naplnený na 100 % svojej kapacity, manipulačný priestor zaniká. Skladníci vtedy ukladajú tovar tam, kde je voľno, bez ohľadu na pravidlá logistiky. Optimálna naplnenosť skladu by nemala presiahnuť 85 %.

Správne osvetlenie znamená vyššiu bezpečnosť aj prehľadnosť. Prečítajte si, ako sa dá zaviesť osvetlenie do haly v našom článku: Ako zaviesť osvetlenie do plachtovej haly?

Záver

Zavedenie FIFO metódy do skladu, kde si to tovar vyslovene vyžaduje, nie je otázkou luxusu. Ide o mimoriadne účinný mechanizmus, ktorý zaisťuje zákaznícku spokojnosť, efektívne zaobchádzanie s tovarom, a v konečnom dôsledku aj efektívnejšie hospodárenie a pozitívne kurzy vo financiách spoločnosti.
Predtým, než sa do tohto systému pustíte, je potrebné zvážiť, do akej miery ho implementovať a či je vôbec vo vašich regáloch táto metóda potrebná. Treba pripomínať, že stratégia „First-In, First-Out“ nie je vhodná ako plošné opatrenie, a už vôbec nie je univerzálnou metódou skladovania.
Je potrebné pamätať si tiež, že metóda nezačne fungovať z rozmaru a už vôbec nie zo dňa na deň. Prichádzajú s ňou nevyhnutné opatrenia, reorganizačné úkony a školenia zamestnancov. Odmenou je však funkčný a spoľahlivý mechanizmus, ktorý vašu firmu odmení lepšími logistickými podmienkami.

Často sa pýtate